Sistem Informasi Manajemen Aset berbasis Web

Sistem Informasi Manajemen Aset

Air Media Persada

Overview

Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) (SIM ASET) merupakan sistem informasi manajemen pendataan aset (inventaris dan ruang) secara terintegrasi seluruh instansi dalam rangka melaksanakan tertib administrasi pengelolaan dan pendataan barang. Aturan yang kami jadikan acuan dalam perancangan SIM Aset ini, salah satunya adalah Permendagri No. 17 Tahun 2007. Sistem ini dapat digunakan baik di lingkungan Pemerintah Daerah maupun Perguruan Tinggi.

Sistem Informasi Aset berfungsi untuk melakukan pencatatan mengenai pengadaan, pengesahan, penggunaan, perawatan, status, serta kondisi aset tersebut.
Aset dapat meliputi inventarisasi tanah, inventarisasi gedung, inventarisasi alat angkutan, inventarisasi senjata api, inventarisasi jaringan, inventarisasi peralatan seperti alat tulis kantor & alat laboratorium, inventarisasi ruang/gudang dan barang-barang yang terdapat di dalamnya, inventarisasi lokasi lainnya dan barang-barang yang terdapat di dalamnya.

Sistem ini dapat digunakan oleh Biro Sarana Prasarana (BSP), Biro Administrasi Umum (BAU), Bagian Gudang, Bagian Rumah Tangga, Bagian Kendaraan, hingga Seksi Keamanan.
Aset-aset yang dimiliki oleh suatu Instansi dapat dipantau tentang keberadaan, nilai, perpindahan dan kondisinya. Sistem Informasi Aset dipersiapkan untuk Kebutuhan Perencanaan dalam Utilisasi Ruang dan sharing Fasilitas antar Departemen atau Pihak tertentu.

Layanan yang kami berikan mencakup:

Updating SIM Aset,
Penyesuaian Sistem dengan Business Process setiap Kampus (System Customization),
Migrasi Database - Ekspor/Impor Data Excel,
Instalasi Server dan Sistem di Jaringan Intranet/Internet,
Pelatihan Admin/Operator (disertai Buku Manual Penggunaan), serta
Garansi Sistem, Maintenance dan Layanan Pendampingan.

Sistem Informasi Manajemen Aset ini dirancang dengan platform Web Based (berbasis Web) dan telah support Barcode Reader. Sistem ini dapat diaplikasikan dalam Intranet maupun Online Internet. SIM Aset dikembangkan mengikuti alur business process, mulai dari pengadaan barang hingga distribusi barang. Barang tersebut akan tercatat sebagai Barang Aset dan terdata pada sebuah Ruang. Aset yang tercatat dalam software ini meliputi Gedung, Ruang beserta segala macam barang yang berada di dalamnya.

Fitur

Modul Data Referensi

Referensi Unit Kerja, digunakan Kode masing-masing Unit untuk menyatakan suatu barang berada di Unit Kerja sesuai Kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 23.04.03.97010.00 (PEBIN - PBI - UPB - UPB Bagian - Unit Pemakai).
Referensi Kelompok Barang, digunakan kode masing-masing kategori kelompok barang untuk menyatakan suatu barang masuk ke dalam kategori kelompok barang sesuai kode yang dimaksud. Contoh Kode tersebut adalah: 1.01.01.01.001 (Golongan Barang - Bidang - Kelompok - Sub Kelompok - Sub Sub Kelompok).
Referensi Lokasi, digunakan untuk menyatakan suatu Lokasi Kota/Kabupaten, Propinsi, dan Negara.
Referensi Lainnya, meliputi Data Pegawai (perekaman dan pengaturan publikasi daftar pegawai), Data Status Barang (perekaman dan pengaturan publikasi daftar status barang: ada, dipinjam, dihibahkan, hilang, dan sejenisnya), Data Kondisi Barang (perekaman dan pengaturan publikasi daftar kondisi barang: baik, rusak, dan sejenisnya), Data Cara Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar cara perolehan barang: hibah, pembangunan, pembelian, dan sejenisnya), Data Dasar Perolehan (perekaman dan pengaturan publikasi daftar dasar perolehan barang: taksiran, perolehan, dan sejenisnya).

Modul Inventarisasi

Perekaman Data Barang untuk dikelompokkan ke dalam Kategori Barang dan Unit Kerja yang bertanggung jawab terhadap barang tersebut. Hasil dari perekaman tersebut secara otomatis membentuk Kode Barang. Perekaman Data Barang kemudian dapat dikelompokkan ke dalam inventarisasi, seperti di bawah ini:

Inventarisasi Tanah, meliputi: Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
Inventarisasi Gedung, meliputi: No. KIB Tanah yang ditempati, Luas, Lokasi, Tahun Guna, Harga, Tanggal Perolehan, Lokasi, Luas, Surat Tanah, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
Inventarisasi Kendaraan Bermotor / Alat Angkutan (Motor), meliputi: Detail Mesin (Merk, Tipe, Perakitan, Daya Mesin, dan lainnya), Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Motor (helm, jaket, stnk, dll), Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
Inventarisasi Senjata Api, meliputi: Merk, Tipe, Kaliber, No. Pabrik, Harga, Tanggal Perolehan, Kelengkapan Senjata, Unit Pemakai, Pengadaan, Catatan Pengisi, Pengesahan, dan Mutasi.
Inventarisasi Ruang, perekaman Inventarisasi Barang yang meliputi: Peralatan Kantor, Komputer, Alat-alat, dll. Barang yang menempati suatu ruang tertentu akan di masukkan dalam Inventarisasi Ruang.
Inventarisasi Lokasi Lainnya, yaitu perekaman Inventarisasi Barang Lainnya yang tidak menempati suatu ruang tertentu, melainkan lokasi yang bukan milik.
Pencarian Inventaris, pencarian inventaris suatu barang dapat dilakukan pada seluruh aset yang ada, atau per kategori kelompok, dan atau per unit kerja tempat barang itu berada, dan atau kondisi barang, dan atau status barang.
Cetak Daftar Inventaris, cetak daftar inventaris dapat dilakukan dengan 2 model, yaitu: model Cetak Kartu Inventaris tiap barang, dan Cetak Daftar Inventaris, untuk digunakan sebagai Pelaporan atau Arsip.

Modul Perawatan

Parameter Perawatan, mengatur parameter-parameter apa saja yang berkatian dengan kelompok barang yang sama. Hal ini sebagai data untuk memberi informasi Masa Perawatan dan Keterlambatan Perawatan suatu barang.
Manajemen Perawatan, mengatur arus masuk-keluar nya suatu barang untuk Perawatan. Barang yang sudah masuk masa perawatan akan dilakukan pemberitahuan bahwa barang tersebut sudah waktunya dilakukan perawatan.

Modul Laporan

Laporan Daftar Barang Saat ini atau periode tertentu per kelompok barang atau secara keseluruhan.
Laporan Status dan atau Kondisi Barang Saat ini atau periode tertentu.
Laporan Mutasi/Penghapusan barang.
Laporan Jumlah aset total atau per kelompok barang.
Laporan Jumlah nilai/harga aset total atau per kelompok barang.
Laporan Perawatan/pemeliharaan barang.
Laporan Peringatan barang-barang yang sudah masuk Masa Perawatan berkala.

Manajemen User Dan Sistem

Modul Sistem, mengatur Modul-modul Sistem sesuai dengan fitur-fitur sistem yang akan dibuat.
Menu Sistem, mengatur Menu-menu Aplikasi, urutan tata layout menu sesuai dengan fitur-fitur sistem yang akan dibuat.
User, mengatur Daftar User sesuai dengan fungsi dan hak akses yang diberikan.
Group User, mengatur Daftar Kelompok User.
Grant User, mengatur Hak Akses kelompok user yang terhadap modul-modul sistem yang dibuat.
Ubah Password, untuk user yang bersangkutan.

Spesifikasi Teknis

Platform: Web Based (Open Source)
Web Server: Apache2
Pemrograman: PHP5
DBMS: MySQL
OS Server: Linux (Ubuntu/Mint/Open Suse/etc.) atau Windows Server
Pendukung: Code Igniter Framework, AJAX, jQuery, XML, CSS

Apa yang harus disiapkan?

Dari pengalaman kami selama bertahun-tahun dalam menangani klien, ada beberapa saran yang dapat kami berikan demi mendukung efektifitas dan efisiensi implementasi Sistem Informasi Manajemen Aset ini, antara lain:

Hardware Requirements: Anda tidak perlu menyediakan/membeli Server dengan spesifikasi tinggi dan mahal, karena sistem ini pada dasarnya dapat berjalan pada PC biasa. Spesifikasi Server cukup disesuaikan dengan kebutuhan klien.
Software Requirements: Tidak Ada, karena Platform SIM Aset (SIMA) ini bersifat Open Source. Software pendukung yang dibutuhkan sudah kami siapkan. Instalasi dan Konfigurasi Operating System / Scripting Language / DBMS Server pada Server sudah termasuk paket pekerjaan kami.
Hosting atau Dedicated Server (Static IP Address): Klien yang sudah memiliki website, dapat memilih untuk 'meletakkan' sistem ini ke dalam hosting mereka, atau jika klien telah mempunyai server sendiri, maka sistem dapat diletakkan pada server tersebut. Hosting atau Dedicated Server ini akan memudahkan kami dalam maintenance sistem secara 'remote', sehingga jarak antara kami dengan klien tidak lagi menjadi penghambat dalam maintenance dan updating sistem. (note: Klien yang telah mempunyai Server sendiri, dapat meminta IP Static ke provider - contoh: bagi yang menggunakan koneksi internet Speedy, rata2 sudah mendapatkan gratis 1 IP Static, Anda dapat meminta ke pihak Telkom Speedy, atau Anda dapat membelinya dengan harga yang murah). URL Sistem nantinya dapat diakses melalui: sima.domainnameklien.ac.id atau sima.ipaddressklien.ac.id.
Person In Charge (PIC): Klien diharapkan memiliki PIC sehingga kami mempunyai jalur komunikasi yang cepat dan jelas, demi kelancaran dan suksesnya implementasi sistem ini.
Administrator & Operator Sistem: Klien diharapkan menunjuk (pada awal implementasi) Administrator dan Operator Sistem. Kami akan lebih banyak berkomunikasi dengan mereka dalam hal penyesuaian business process sistem hingga pada saat Pelatihan & Maintenance Sistem.

Summary

Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) berbasis Web - PT. Air Media Persada dapat diaplikasikan dalam lingkungan Pemerintah Daerah (SKPD) serta Perguruan Tinggi. SIM Aset yang kami rancang, sudah bersifat 'Generik', sehingga mudah untuk menyesuaikan dengan business process yang ada pada setiap Klien.
Layanan 'After Sales' adalah salah satu fokus kami, karena implementasi sistem bukan hanya berfokus pada awal pekerjaan (instalasi), akan tetapi juga membutuhkan Pendampingan dan Maintenance agar sistem tersebut benar-benar dapat digunakan dan sesuai dengan kebutuhan Klien.

Hubungi Kami

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET berbasis Web. Sistem pengelolaan barang dengan berpedoman pada Permendagri No. 17 tahun 2007. Pengelolaan barang aset menjadi lebih cepat, tepat dan transparan.
Hubungi: (0274) 553073 / 087839744020 / 0818266575 atau Email ke: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .

Beberapa capture sistem kami 'Block" demi melindungi Privasi Klien.

PT Air Media Persada - Pengembang SISTEM INFORMASI